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（2）承办公文的部室负责人须认真办理，并及时将办理结果和回复意见反馈办公室，并将公文原件送回办公室存档备查。
（3）对院领导批示的文件，办公室有责任根据文件涉及事宜的轻重缓急适时予以督促与检查。对久拖不办，贻误工作造成损失的，要追究有关承办部室和直接责任人的责任。
4.2 发文办理程序
（1）综合性公文、材料由办公室拟稿；专业性公文由业务部室承办并送办公室存档备查。
（2）凡以院名义发送的文稿，在送院领导审批签发之前，必须交办公室审稿并编号。审稿的重点是：①是否需要行文，以什么名义行文；②公文内容与现行法律、法规和上级政策是否违背，与主管部门和院已有的规定是否矛盾；③文字表达是否恰当、简炼，标点是否正确，书写是否规范；④公文格式是否符合公文规定。不经审稿会签，发文和打印无效。
（3）文件审稿、编号、签发后，由办公室签发打印单，并由公文起草部室（人员）承担文字校对。
（4）文件打印完毕后，由办公室统一用印和发送。承办人员应将文件原稿完整交办公室存档。
五、 办公用品管理
5.1 办公用纸张、耗材、文具、设备、低值易耗品等由办公室统一计划购置和发放，部室负责人统一领取并指定专人保管。
5.2 各部室公文、材料印制前，须到办公室审稿并签字，经院领导批准方可打印。
5.3 报刊征订由各部室根据业务需要列出计划，由办公室汇总报院长审批后办理。办公室应搞好日常的报刊收发工作。
5.4 业务图书资料的购置，须经院长批准后购置，验收登记后方可报销，并由办公室统一保管。
六、 印章使用管理
6.1 院党政印章统一由办公室管理。
6.2 使用院印章须经院长签字同意；使用党支部印章须经书记签字同意。
6.3 用印必须填写“用印登记表”，写明用印事由、日期和批准人。
6.4 盖印须字迹清晰，图形端正，位置处在文件的末尾，年月日的中间，即起年盖月止日。
6.5 印章保管人员对印章必须严加保管，做到随用随锁，保证印章的安全和正常使用。
6.6 未经院长签字批准，印章一律不准携带外出使用。
6.7 有下列情况之一者，印章保管人员可自行处理：
（1）经院长签批，以院名义发出的文件、材料和交办的其它事宜。
（2）以院名义报送的日常业务报表，经分管领导审查签字后，也可盖印。
七、 合同管理
7.1 签订合同须遵循的原则：
（1）遵守国家有关法律、法规和政策；
（2）坚持平等互利、协商一致、等价有偿的原则；
（3）具备签订合同的合法资格。
7.2 签订经济合同应具备的条款和注意的事项：
（1）合同类型、合同标的种类和合同范围；
（2）合同双方的法定名称；
（3）合同标的技术条件、质量标准、规格和数量要求；
（4）履行合同的期限、地点和方式；
（5）违约责任和其它责任。
7.3 不能与其签订合同的对象：
（1）代理人超越代理权限和企业资质限定的业务范围；
（2）未取得营业执照的个体工商户；
（3）没有详细营业地址、资金www.qingsong8.com、履约能力或承担经济责任能力的单位；
（4）无资信证件，凭个人关系介绍和担保的有关单位或个人。
7.4 合同的管理程序及办法
（1）院合同（协议）的签订、变更和终止，以及合同纠纷的调解和起诉等，由办公室统一办理，有关部室应予大力协助。
（2）院法人或法人指定的委托人对外签订经济合同时，各有关业务部室应及时予以配合，积极进行业务参谋和审定。
（3）院法人指定的委托人对外签订的经济合同或协议，须经法人代表审定签字后方可盖章生效，未经法人代表委托授权，任何员工以院名义签定的合同（协议）一律无效，院不承担任何法律和经济责任。
（4）凡正式签定的合同，办公室要及时将复印件转交财务室，以便财务室在合同履行过程中实行资金监控。财务室在办理资金支付时，必须遵守银行结算制度和现金管理制度，不得提前支付或超越合同所规定的金额范围。其它部门不得以任何理由要求财务部门违反合同规定付款。对未正式签订合同的经营项目，财务室有权拒绝预付或借支。
（5）经济合同履行完毕时，有关部室要及时对照合同检查有无遗漏问题。如发现对方未按合同履行全部条款或有其它问题，应及时向主管领导汇报并提出补救措施，以避免不必要的经济损失。
（6）办公室要加强合同的日常管理，做到安全保密无遗失。年终要整理汇编存档。
八、清洁卫生管理
8.1 各部室清洁卫生责任区按办公室划分的区域各自打扫。每月由分管机关领导组织检查评比，分最清洁、清洁、不清洁三个类别公布，作为考核部室负责人的工作内容。
8.2 院机关工作人员应保持良好的卫生习惯，公共办公区域禁止吸烟，不准乱扔纸屑等杂物和随地吐痰。
8.3 不准在墙面乱贴乱写，对办公区的环境要勤打扫、保持地面干净和室内整洁美化，爱护自己的工作和生活环境。
8.4 会议室、接待室等公共场所由办公室派人负责打扫，并做好会议服务。
九、车辆使用管理
9.1 院车辆由办公室统一管理调度，原则上为院领导工作用车服务；业务上急需外出可酌情派车。职工本人或其父母、子女婚、丧事需用车的，经分管领导批准可派车使用一天。
9.2 驾驶员凭办公室开出的“派车单”出车。如遇任务紧急，院长可直接批准出车，但回院后驾驶员应补领“派车单”。
9.3 小车用油实行定额管理，由驾驶员到办公室领取油票，在本院指定的加油站加油，月末由办公室凭单审核结算。如遇行车发生故障急需维修或在外行驶需加油的特殊情况，须有跟车领导签字证明，方可报销。
9.4车辆过桥、过路费等，由司机每10天汇总一次，凭派车通知单填写费用报销单，注明出车日期、行车路线和收费票额，经院分管领导核实后到财务室报销。
9.5 司机应对车辆精心保养，一般小修自己动手，确需到外修理并更换零部件的，经办公室主任同意并会同到修理厂洽谈，写出修理报告报经院长批准后方可修理。否则，财务室不予支付。
9.6员工特殊原因急需用车，需经院长批准，由办公室负责联系，并做好记录，统一结帐。
十、勘测设计的质量管理和业务开拓
10.1工程项目的勘测设计和技术咨询质量实行分级负责制，业务技术人员负责勘测设计，业务室主任负责校核，院副总工负责审核，院领导对项目负总责。勘测设计和技术咨询必须执行有关法律、规范和规定。
10.2鼓励员工（不含院领导）开拓业务增加本院经济收入。由员工联系的、不受汉江局保护的勘测设计和技术咨询业务取得的收入，按利润的20%奖励到员工个人。
十一、调动、停薪留职管理以及其它
11.1 凡上级指派调进的员工，经考核合格，按上级有关规定办理；员工要求调出，按上级有关规定办理（一切费用自理）。停薪留职按停薪留职合同的规定执行。
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