起草汇报材料的人既要考虑如何把工作汇报好，又要考虑如何把汇报人的素质展示好，并要不露痕迹地把二者结合起来、统一起来。

五、要脉络清晰

　　工作汇报是将汇报材料上的符号语言转化成汇报者的有声语言，作用于听汇报者的听觉来完成的。而听汇报和看材料是有区别的。看材料可以“回头”，把前后内容联系起来看；看材料时精力可以“分叉”，可以几条线索同时并进，一次看不清的可以反复琢磨。听汇报则既不能“回头”，也不能“分叉”，又不能慢慢琢磨。这就要求汇报材料一定要脉络清晰。首先是线条要单一，千万不能像长篇小说那样设置多条线索，一会儿这出个头，一会儿那又出个叉。因为这样很容易叫人陷入迷团，理不出头绪。其次是情节要简单，对复杂的情节要删繁就简，没有必要像长篇小说那样写很多细节。再次是前后内容的转换要明显，一般要有必要的语言提示，以使听汇报的人思路跟上趟。

六、要结构精巧

　　汇报材料一般包括工作情况、取得的成绩、存在的问题、今后的设想等内容，但整个材料如何布局、怎样安排，先写什么、后说什么，要精心斟酌，不一定都按上述四部分内容一顺排列下来。

　　干什么事都要围绕着干这件事情的目的来进行。汇报工作的目的是什么？就是把情况汇报清楚，把成绩汇报充分，给领导留下一个好印象。安排材料的结构一定要有利于达到这个目的，不要只图省事，千篇一律。比如，在诸多汇报主体中，如果你的工作成绩是最突出、最显眼的，就可以采取倒插笔的结构，先写成绩，然后再写取得成绩的措施，这样让领导一听先高兴起来、兴奋起来，然后再往下汇报就会怎么汇报怎么顺当。再如，写工作情况时，要把最吸引人、最突出、最有特色的内容放到最前边，让领导一听先被“抓住”，再往下汇报也就顺当了。如果一开头先把领导说烦了，那往下汇报得再好，在效果上也会打折扣。所以，安排汇报材料的结构，一定要在立足于工作实际的基础上，研究领导的心理，适应领导的心理，抓住领导的心理。这对取得好的汇报效果是很重要的。

七、要语言明快

　　写汇报材料要充分考虑有声语言的特点。一是叙述语言要简明。切忌冗长口罗唆，千万不能把有用的东西淹没在废话之中。二是要多用短句。这样既便于说，又便于听，而且干脆有力，节奏感强。如果句式过长，无论汇报的人还是听汇报的人，都会感到费劲。三是要流畅和谐，上口顺耳，不能气结语涩。四是要通俗易懂，不要用生僻的语言。

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