如果在某些单元格中需要输入固定格式的数据(如“职称”等)，可以利用“数据有效性”做成一个下拉列表，让我们来选择性输入：
选中需要建立下拉列表的单元格区域，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框(如图)，在“设置”标签下，按“允许”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择“序列”选项，然后在下面“来源”方框中输入序列的各元素(如“高级工程师,工程师,助理工程师,技术员,其他职称”等)，确定返回。
选中上述区域中某个单元格，在其右侧出现一个下拉按钮，点击此按钮，在随后出现的下拉列表中，选择相应的元素(如“助理工程师”)，即可将该元素输入到相应的单元格中。
注意：各元素这间请用英文状态下的逗号隔开。
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